Comment structurer et gérer efficacement le board de votre startup ?

Le board, ou comité stratégique, n’est pas systématique pour une startup. Cependant, en cas de levée de fonds, les investisseurs demandent généralement qu’il soit mis en place. Le board vous permet de gouverner l’entreprise et de prendre des décisions stratégiques. Autant dire que son importance n’est pas à sous-estimer pour une jeune structure !

Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est exactement un board, quelles sont les responsabilités qui lui incombent, comment rémunérer ses membres et comment en assurer une gestion efficace. Suivez le guide !

Qu’est-ce qu’un board dans une startup ?

Dans une startup, un board (ou comité stratégique, également nommé conseil d’administration ou conseil stratégique) est un organe dont la mission est d’accompagner le ou les dirigeants dans le pilotage de l’entreprise. Il représente l’ensemble des actionnaires et défend l’intérêt collectif. 

Concrètement, le board supervise les opérations clés, définit les grandes orientations stratégiques et veille à la protection des intérêts de tous les acteurs. Composé de profils variés : fondateurs, investisseurs et parfois experts indépendants, il offre un éventail d’expertises précieuses.

Un board bien structuré devient un atout stratégique, épaulant les fondateurs pour surmonter les défis, saisir les opportunités et conduire l’entreprise vers le succès.

Quel est le rôle du board ? 

Sa première mission : approuver les décisions clés. Cela peut se faire lors de réunions où les membres votent à la majorité ou, en cas d’accord unanime, via une simple résolution écrite. Quoi qu’il en soit, toutes les décisions doivent être documentées.

Le board peut également être consultatif, prenant alors la forme d’un advisory board. Dans ce cas, ses membres jouent un rôle de conseillers auprès des fondateurs, les guidant sur les choix stratégiques tout en assurant un suivi régulier.

Quelles sont les responsabilités du board ?

Un board de startup est responsable de la gouvernance de l’entreprise. À ce titre, il prend des décisions concernant les grandes étapes de la vie de l’entreprise, et oriente la stratégie. Il doit agir dans l’intérêt de toutes les parties prenantes et maintenir des normes élevées de responsabilité.

De manière plus précise, ses responsabilités incluent  :

• La définition des objectifs de l’entreprise sur le long terme ; 
• L’alignement des actions de l’entreprise sur sa mission et ses objectifs ; 
• La discussion sur les opportunités de croissance ; 
• L’identification et l’atténuation des risques ; 
• Le conseil auprès de l’équipe exécutive.

Mais le board agit aussi pour : 

• Tenir la direction responsable des objectifs définis ; 
• Décider des rémunérations de l’équipe de direction ; 
• Mettre en place un plan de stock-options et une politique d’attribution ; 
• Protéger les actifs de l’entreprise ; 
• Assurer la conformité aux lois, réglementations et normes éthiques ; 
• Nommer et développer l’équipe de direction ; 
• S’assurer que la direction agit dans l’intérêt de l’entreprise ; 
• Favoriser une culture de transparence et de responsabilité.

Qu’est-ce qu’un bon board vs un mauvais board ?

Un bon board est efficace, encourage la prise de parole de chaque membre et la contradiction mais converge rapidement vers une décision soutenue par tous. Il encourage et développe l’équipe dirigeante, et se montre vigilant.

A l’inverse, un mauvais board tend à micro-manager à la place des dirigeants, exprime de la défiance et critique l’opérationnel sans apporter de solution tangible. Il manque de convergence et prend donc des décisions aléatoires. 

Il est conseillé, pour éviter tout problème, de mettre en place une assurance en responsabilité qui couvre les membres du board.

Quel est le nombre idéal de membres du board ?

Le nombre de membres du board dépend de votre entreprise et de son stade de développement. De manière générale, un board restreint vous permettra d’être plus agile. Vous choisirez les membres parmi les fondateurs et les investisseurs, en ajoutant souvent un ou plusieurs membres indépendants pour apporter un point de vue externe et une expertise spécifique.

Au début, il est conseillé d’opter pour un nombre impair, par exemple deux fondateurs et un investisseur. En tant que président, vous pourrez disposer d’un casting vote, qui vous permettra de trancher les débats en cas d’égalité.

En phase d’amorçage, un board de cinq membres maximum est recommandé. Puis, au fur et à mesure de la croissance de votre startup et des levées de fonds, vous pourrez ajouter de nouveaux membres, jusqu’à atteindre sept ou huit personnes. Plus votre entreprise se développe, plus les investisseurs souhaiteront siéger au board, vous apportant ainsi des perspectives et des expertises supplémentaires.

Tous les fondateurs ont-ils une place au board ?

Tous les fondateurs n’ont pas besoin de siéger au board. Si vous êtes deux ou trois fondateurs, nous recommandons chez SeedLegals que chacun ait une place au board. Si vous êtes plus de trois fondateurs, en revanche, la place doit revenir à ceux dont la participation au capital est la plus élevée et le rôle le plus stratégique. 

Pourquoi ? Parce que les fondateurs principaux sont généralement plus investis dans la gestion et le succès de l’entreprise que les tiers. Ils sont donc plus pertinents pour décider des orientations stratégiques de l’entreprise et la diriger au quotidien.

💡À savoir : le Président définit l’agenda du board, dirige les débats, joue un rôle de médiateur entre les investisseurs et rédige les procès-verbaux.

Les investisseurs doivent-ils être au board ?

Dans le cadre d’une levée de fonds, il est fréquent que l’investisseur principal demande une place au board. Cela peut être une bonne chose, dans la mesure où les investisseurs ont des connaissances spécialisées et une large expérience qui peuvent grandement bénéficier à votre board. 

En ayant cela en tête, réfléchissez attentivement avant de choisir le(s) représentant(s) de vos investisseurs. Quel est le profil des candidats, quelles sont leurs attentes ? Que peuvent-ils vous apporter et en quoi complèteront-ils utilement le board actuel ? 

Comment nommer les membres du board ?

Faire entrer un nouveau membre dans votre board est une décision importante, qui nécessite de suivre plusieurs étapes :  

🧏‍♀️ Déterminer les compétences et expertises nécessaires et évaluer les candidats potentiels. 

🗣️ Réunir l’ensemble des membres du board pour proposer la nomination d’un nouveau membre. 

✋ Adopter une résolution une fois la décision prise.  

📄 Suivre les procédures spécifiques prévues dans vos statuts.

Comment rémunérer les membres du board ?

A partir d’un certain stade (série A ou série B), la rémunération est un élément crucial pour attirer et retenir les membres de votre board. Les startups peuvent offrir une compensation en options, en salaire ou les deux. Attribuer des options aide à aligner les objectifs des membres avec ceux de l’entreprise. Cela peut être une source de motivation supplémentaire. 

Quoi qu’il en soit, la rémunération proposée dépend de plusieurs paramètres, à commencer par ce qui est abordable pour votre entreprise. Mais d’autres critères entrent également en compte : le niveau d’expertise apporté par le membre du board, son implication souhaitée dans l’entreprise, etc. A vous de les déterminer. 

Quand organiser une réunion de board (ou comité stratégique) ? 

La loi ne fixe aucune fréquence obligatoire pour les réunions du board. C’est à vous de définir le rythme en fonction des besoins de votre entreprise et des dispositions de votre pacte d’associés. Toutefois, il est essentiel que les membres se réunissent régulièrement pour assurer un pilotage efficace. Dans les startups, il est courant d’organiser des comités trimestriels afin de faire le point sur les objectifs et d’orienter les grandes décisions stratégiques.

De manière générale, voici quelques conseils à suivre pour gérer efficacement son board :

• Définir des rôles clairs pour chacun des membres (missions, expertises, etc.) ; 
• Partager les risques et les récompenses ; 
• Encourager une communication transparente ; 
• Revoir régulièrement les objectifs stratégiques ;
• Promouvoir la diversité et l’inclusion (en veillant par exemple à la mixité du board) ; 
• Nommer un administrateur indépendant ;
• Évaluer la performance du board à l’aide d’indicateurs précis ; 
• Prendre des décisions agiles ; 
• Se concentrer sur le long terme, en ayant toujours l’intérêt collectif en tête. 

Gérer un board de startup de manière efficace est un levier crucial pour assurer le succès de votre entreprise.